Helsinki–Espoo–Vantaa: miten monen toimipisteen yritys standardoi sopimukset ja säästää aikaa (ja rahaa) meidän kilpailutusmallilla
Sopimusten standardointi tarkoittaa, että usean toimipisteen liittymä-, sähkö- ja vakuutussopimukset kartoitetaan, yhtenäistetään ja kilpailutetaan yhdessä. Vuosikello pitää kokonaisuuden kurissa ilman jatkuvaa säätöä.
Tässä artikkelissa
Monen toimipisteen yrityksessä sopimusten standardointi tarkoittaa, että Helsingin, Espoon ja Vantaan toimipisteet toimivat samoilla ehdoilla, samassa aikataulussa ja yhden vastuuhenkilön alla. Rakennamme tämän kilpailutusmallilla, jossa liittymä-, sähkö- ja vakuutussopimukset kartoitetaan, yhtenäistetään ja kilpailutetaan. Sen jälkeen ylläpidämme niitä vuosikellolla. Sinä et seuraa kymmeniä päättymispäiviä erikseen, vaan yhtä kalenteria, jossa jokaisella sopimuksella on paikkansa.
Sopimusten standardointi alkaa kartoituksesta
Ensimmäinen vaihe on kartoitus. Pyydämme sinulta jokaisen toimipisteen liittymä-, sähkö- ja vakuutussopimukset sekä niiden päättymispäivät ja irtisanomisajat. Tyypillinen tilanne: Helsingin toimisto on ostanut liittymät eri operaattorilta kuin Vantaan varasto, ja Espoon myymälän sähkösopimus jatkuu vanhoilla ehdoilla. Kun kokonaisuus on yhdellä listalla, päällekkäisyydet ja turhat erot näkyvät heti. Samaa työtä teemme sopimusauditoinnissa, jossa etsimme sopimuksista piilokulut.
Sen jälkeen päätämme yhdessä, mikä toimipisteissä yhtenäistetään ja minkä kuuluu erota. Toimiston liittymätarve poikkeaa työmaan tai kassajärjestelmällä varustetun myymälän tarpeesta. Yhtenäistämme ehdot, laskutustavan ja sopimuskaudet, mutta emme pakota samaa tuotetta paikkaan, johon se ei sovi. Näin tarjouspyynnöt ovat keskenään samanlaisia, ja tarjoukset ovat aidosti vertailukelpoisia.
Kun kaikki toimipisteet ovat samassa kalenterissa ja samoissa ehdoissa, kilpailutus on rutiinia eikä kertaluonteinen projekti.
Sopimusten standardointi ja yhteinen kilpailutus Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla
Kilpailutamme liittymät kaikissa Suomessa toimivissa operaattoreissa ja sähkön lähes kaikissa Suomessa toimivissa sähköyhtiöissä. Kun toimipisteiden tarpeet on koottu, pyydämme tarjoukset yhtenä pakettina eikä kolmena erillisenä hankkeena. Sinä saat päätettäväksi yhden vertailun, et kolmea erillistä sähköpostiketjua. Pääkaupunkiseudun sähkösopimusten sudenkuopat olemme koonneet erilliseen artikkeliin.
Vakuutukset kilpailuttaa valtuutettu vakuutusmeklari. Tarvittavat asiakirjat kokoamme etukäteen, jotta tarjouspyyntö on kerralla kunnossa, ja dokumenttilistan löydät omasta oppaastamme. Aikaa säästyy, koska me hoidamme tarjouspyynnöt, vertailun ja päätösesityksen. Säästön määrä riippuu nykyisistä sopimuksistasi, joten emme lupaa lukua etukäteen.
Vuosikello pitää sopimusten standardoinnin voimassa
Vuosikelloon merkitään jokaisen sopimuksen päättymispäivä ja irtisanomisaika sekä kilpailutuksen aloitus ennen niitä. Eri sopimustyypit päättyvät eri aikaan, joten kilpailutukset jakautuvat vuodelle, eikä kukaan joudu hoitamaan kaikkea kerralla. Uuden toimipisteen lisäämme kalenteriin heti avaamisen yhteydessä ja liitämme sen samoihin ehtoihin. Rakennusalalla sama ajatus toimii yhdellä vuosikellolla kaikille kolmelle sopimustyypille.
Vuoden aikana tarkistamme, ovatko toimipisteiden tarpeet muuttuneet: onko tullut lisää liittymiä, kasvaako sähkönkulutus tai onko vakuutettava omaisuus laajentunut. Muutokset päivitämme yhteiseen listaan, jolloin seuraava tarjouspyyntö vastaa todellista tilannetta. Kulut pysyvät kurissa ilman jatkuvaa säätöä. Kalenterin muodon ja raportoinnin tarkemmat yksityiskohdat sovimme tilauksen yhteydessä.
